Proyectos ‘Cero papel’

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La sociedad del siglo XXI ha interiorizado y ha hecho propios nuevos esquemas de pensamiento y de valores que están suponiendo un reto para las empresas que buscan estar en sintonía con la exigencias de sus posibles clientes.

Así mismo, más allá de la propia responsabilidad social corporativa, las empresas también están sometidas a unos entornos en los que existe una competencia feroz y es por ello que los esfuerzos para reducir los costes internos de funcionamiento están cada vez más orientados hacia la consecución de mayores cuotas de eficiencia organizativa.

Uno de los mayores retos que se le plantea en los últimos años a las organizaciones empresariales es el de compatibilizar la sensibilidad de los consumidores frente a los problemas medioambientales y, al mismo tiempo, conseguir la sostenibilidad económica de los procesos internos de gestión diarios de cada empresa. Es por ello que cada vez más compañías se suman a los proyectos “Cero papel”.

Los proyectos “Cero papel” son proyectos estratégicos que buscan ir eliminando, de forma sistemática y progresiva, el uso de papel dentro de las organizaciones hasta llegar a la total desaparición del mismo al fin del periodo estipulado a tal efecto.

Las ventajas derivadas de la implantación de este tipo de proyectos son múltiples, pero se pueden englobar en las siguientes categorías:

  • Reducción de costes: A priori, los proyectos “Cero papel” requieren una elevada inversión inicial en equipos tecnológicos que permitan dar soporte a la información que hasta el momento se comunicaba en papel. Las compañías elaboran planes donde se miden los costes del papel frente a los costes de todos estos dispositivos tecnológicos y así establecen el punto en el que la inversión inicial se amortiza con el ahorro.
  • Cumplimiento de expectativas de los clientes: Por un lado, una buena comunicación de este tipo de proyectos produce mejoras en la imagen de las empresas, que los aplican al trasladar a sus clientes su compromiso con la sostenibilidad y el medio ambiente. Por otro lado, el hecho de introducir dispositivos electrónicos en sustitución de cartelería o folletos que aparecen en la mente de los usuarios como técnicas de comunicación antiguas y desfasadas, se produce inmediatamente una catalogación de la empresa como más moderna y tecnológica
  • Mejora en los niveles de satisfacción de los empleados: Los sistemas de gestión documental que las empresas deben introducir para eliminar el papel de sus procesos organizativos internos, son herramientas muy completas que permiten mejorar la productividad de los empleados y reducir los trámites burocráticos previos. Todo esto conlleva una descarga de una parte del esfuerzo menos productivo que produce que aumenten sus niveles de satisfacción en el puesto de trabajo.
  • Cumplimiento de la legislación: Los estados están introduciendo cada vez un mayor número de leyes y normas para la protección del medio ambiente. Hay ya una demanda real de que este tipo de iniciativas, que por ahora son voluntarias en la mayoría de los países, se transformen en una exigencia legal a las empresas. Sobre todo, a aquellas que por su actividad tienen un mayor nivel de consumo de productos de papel.

Los proyectos “Cero papel” en España son todavía unos grandes desconocidos dentro de la mayoría de las empresas pero, poco a poco, algunas grandes compañías se han decidido a implantarlos como parte de su plan estratégico a medio plazo y algunas administraciones están comenzando a darlos a conocer como la potente herramienta de ahorro y marketing que pueden llegar a ser.

Cabe pensar que, en los próximos meses, cada vez nos encontraremos ante más empresas que nos harán partícipes de sus proyectos “Cero papel”, con los que nos comunicarán su compromiso con la sostenibilidad medioambiental y sus altos niveles de desarrollo tecnológico.

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